Akreditasi Puskesmas adalah isu hangat di Puskesmas yang mana menguras tenaga, pikiran dan juga materil. Tak sedikit juga yang keluh kesah dengan datangnya tamu “Akreditasi ini”. Berikut ini 7 masalah yang sering muncul beserta tips yang perlu diketahui agar dalam mengerjakan akreditasi dilakoni dengan mudah:
- Budaya Membaca dan Bertanya
Hal yang sering menghambat dalam mengerjakan akreditasi adalah kurangnya inisiatif membaca bab, standar, kriteria, pokok pikiran dan elemen penilaian yang ada. Padahal, dengan membaca pokok pikiran dan kegiatan yang diminta disetiap EP, akan mendapatkan kunci apa yang harus dilakukan.
Selain itu, sering-seringlah bertanya kepada Puskesmas lain yang sudah terakreditasi (bisa dengan jalan kaji banding) atau secara informal bertanya mengenai langkah-langkah persiapan akreditasi di Puskesmas lain dan terlebih lagi bertanya ke Pendamping Akreditasi di Dinas Kesehatan Kab/Kota.
Cara lain juga bisa dengan mengikuti group/kelas online free yang membahas akreditasi dan bisa bertukar pikiran, atau Forum Online Akreditasi yang digagas Kesmas-ID bisa menjadi salah satunya. Jangan malu untuk bertanya, dari pada sesat di jalan.
- Kurang Kompak, Kurang Sinergi
Mengerjakan dokumen harus kompak karena ini memperbaiki atau berbenah sistem. Bukan hanya sekedar berlomba dokumen. Oleh karena itu, mau tidak mau harus kompak dan bersinergi satu sama lain.
Pasalnya, sering dijumpai yang mengerjakan dokumen akreditasi hanya segelintir orang saja di Puskesmas, masih ada pegawai lain yang enggan untuk terlibat dalam mengerjakan dokumen, atau berpangku tangan. Ibarat peribahasa ringan sama dijinjing, berat sama dipikul.
Oleh sebab itu, mari tanamkan ke setiap pegawai Puskesmas, akreditasi adalah berbenah sistem yang mana semua pihak di Puskesmas harus terlibat bukan hanya sekedar menyelesaikan dokumen tetapi bersama-sama terlibat jauh dalam implementasi sistem yang baik. Bukankah manfaatnya akan dirasakan oleh semua pihak?
- Karena Banyak, Bingung Mana yang Mau Dikerjakan Duluan
Berbicara akreditasi, erat hubungannya dengan instrumen penilaian. Ada sembilan bab yang wajib dikerjakan oleh karyawan Puskesmas. Banyak bukan? Saking banyaknya, pegawai justru bingung hal mana dulu yang harus dilakukan. Namun, tenang saja banyak dokumen yang sebenarnya dihasilkan dengan sistem yang sama.
Tips berikutnya yaitu telaah per bab-nya. Pegawai harus membagi personel yang bertanggung jawab di setiap bab. Hal berikutnya, harus duduk bersama menelaah setiap standar, kriteria, pokok pikiran dan elemen penilaian setiap bab nya.
Hal ini sangat diperlukan, karena banyak kesamaan dokumen muncul di beberapa bab. Misalnya bukti pengumpulan indikator kinerja dan mutu, muncul di Bab 1, 3, 4, 6 dan 9. Oleh sebab itu, lakukanlah terlebih dahulu pemetaan dokumen dengan duduk bersama setiap Penanggung Jawab bab.
- Sudah Tengah Tahun, Dokumen Masih Segitu Aja
Output dari akreditasi adalah berbenah sistem, manajemen dan perilaku pegawai puskesmas dalam menyelenggarakan pelayanan di Puskesmas. Namun, masih ada juga Puskesmas, hingga pertengahan tahun persiapan dokumennya masih jauh dari target.
Pastilah akan susah untuk merampungkan, jika yang bertanggung jawab di masing-masing bab yang mengerjakan seluruh elemen penilaian. Ingat, kalau sekedar SK, pedoman, KAK dan SOP disetiap bab, boleh-boleh saja PJ bab yang mencari referensi lalu mengkomunikasikan ke yang lainnya. Namun yang paling susah adalah bukti-bukti yang diminta di elemen penilaian, ini hanya bisa diselesaikan dengan menjalankan sistem.
Sebagai contoh BAB 2, kalau PJ Bab 2 yang mengerjakan, bakalan tidak kelar. Tetapi harus dikembalikan ke sistem (siapa yang seharusnya menghasilkan dokumen di bab 2 tersebutlah yang menyelesaikan EP-nya). Siapa saja yang terlibat di Bab 2? Ada Kerumahtanggaan, Kepegawaian, Bendahara, Bendahara Barang, Driver, Kesehatan Lingkungan, dan lainnya. Yang bersangkutan inilah harus melihat EP lalu mengerjakan dan mengumpulkan ke pengendali dokumen di Bab 2, begitupun dengan bab-bab lainnya. Kuncinya adalah menyelesaikan elemen penilaian haruslah berbasis sistem.
Contoh lain, di Bab 1 dan Bab 4 (berkaitan dengan perencanaan, akses dan evaluasi) bukankan ini bagian dari Manajemen Puskesmas yaitu P1, P2, dan P3 (baca permenkes no 44 tahun 2016). Jika sistem ini jalan dan kuat, maka akan mengisi bukti-bukti di Bab 1 dan Bab 4. Jadi, ayo kerjakan elemen penilaian berbasis sistem. Ada akreditasi maupun tidak, SISTEM yang BENAR dan BAIK harus tetap berjalan.
- Nomor Dokumen & Pengendalian Dokumen Tidak Standar
Hal yang sering diabaikan adalah tata naskah daerah dan pedoman penyusunan dokumen puskesmas yang diadopsi dari Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi dari Kementerian Kesehatan. Silahkan mengevaluasi diri sendiri, apakah di Puskesmas anda sudah disosialisasikan tata naskah dan pedoman penyusunan dokumen puskesmas?
Bagaimana bentuk huruf, ukuran kertas, format absensi, format notulen, SK, pedoman, panduan, KAK, SOP hingga dokumen internal lain puskesmas. Jika belum, silahkan setiap dokumen harus diseragamkan berdasarkan pedoman penyusunan dokumen dan tata naskah.
Selain itu, hal lainnya yang sering diabaikan adalah penomoran dokumen internal dan dokumen eksternal. Pegawai terlalu sibuk untuk mengerjakan dokumen sehingga menjelang penilaian barulah berpikir mengenai dokumen yang belum diberi nomor. Alangkah efektif dan efisien jika sistem penomoran sudah dijalankan sejak awal, dengan sistem penomoran yang disosialisasikan di awal.
Hal lain yang sering dilupakan adalah pengendalian dokumen. Seharusnya dibentuk tim pengendali dokumen yang mengendalikan dokumen berkaitan akreditasi maupun non akreditasi. Setiap dokumen yang dihasilkan harus dikendalikan dan disimpan dengan baik agar tertata dengan rapi. Yang sering diabaikan adalah bukti-bukti kegiatan dan rapat (DAUN/Dokumentasi, Absens, Undangan, dan Notulen) sering tidak dikendalikan. Alhasil, dokumen implementasi kurang lengkap.
- Tidak Ada Deadline
Jangan terlena dengan dokumen-dokumen yang diminta di elemen penilaian. Mengapa? Jika hanya sibuk membuat dokumen tanpa dikomunikasikan maka sama saja bohong. Justru dokumen dibuat harus dikomunikasikan isi dokumen tersebut dan disosialisasikan ke semua pegawai. Misalnya, SK Komunikasi internal, dibuat, dikomunikasikan isinya, dan disosialisasikan agar semua pegawai tahu.
Untuk mengerjakan dokumen harus membuat deadline. Misalnya dalam sehari mengerjakan dokumen sesuai yang direncanakan (setelah selesai kegiatan rutin tentunya), lalu besoknya dibahas dalam forum sebelum jam kantor selesai. Jika ada pendekatan lain dan lebih efisien sangat dianjurkan. Poinnya adalah dokumen dibuat, dikomunikasikan isinya untuk finalisasi dan disosialisasikan dokumen yang sudah final tersebut sesuai dengan target.
- Komunikasi Internal
Apel pagi sebagai wadah pengarahan dan komunikasi internal, sehingga sangat perlu dilaksanakan rutin. Saat apel pagi juga menjadi moment untuk penguatan isi dokumen yang sudah disepakati. Misalnya, SOP Cuci tangan pakai sabun, bisa diperagakan saat apel, atau mengulang visi misi secara bergantian, dan lain sebagainya. Bukankah apel pagi sudah rutin dijalankan? Yuk jadikan apel pagi sebagai wadah untuk sosialisasi dokumen yang sudah dibuat.
