Untuk memudahkan mengidentifikasi risiko digunakan form risk register yang berisi lingkup manajemen risiko yang akan diidentifikasi kemudian mengenali risiko yang ada pada lingkup tersebut, menentukan akibat yang bisa terjadi dari risiko yang ditimbulkan kemudian menganalisa risiko dengan membuat kajian tingkat keparahan (severity assessment) risiko. Form register risiko dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
Keterangan cara mengisi tabel:
1. Pelayanan/tempat kerja: diisi dengan jenis pelayanan UKM atau UKP, misalnya pelayanan UKM, Pencegahan Penyakit: Kegiatan Foging. Pelayanan UKP: pelayanan laboratorium, tempat kerja: Ruang Tunggu Pasien.
2. Risiko yang mungkin terjadi: risiko-risiko yang terkait dengan kegiatan pelayanan, atau risiko yang dapat terjadi di tempat kerja.
3. Tingkat risiko: diisi dengan risiko ekstrem, risiko tinggi, risiko sedang, atau risiko rendah, dengan menggunakan severity assessment (penilaian dari hasil probability dan dampak).
4. Penyebab terjadi: diisi dengan kemungkinan penyebab terjadinya risiko.
5. Akibat: diisi dengan akibat yang mungkin terjadi terkait dengan risiko.
6. Pencegahan: diisi dengan upaya pencegahan yang dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya risiko.
7. Upaya penanganan jika terjadi insiden: diisi dengan tindakan atau kegiatan yang perlu dilakukan untuk melakukan koreksi terhadap akibat dari insiden dan melakukan mitigasi untuk meminimalkan akibat dari insiden.
8. Pelaporan: diisi dengan kepada siapa laporan jika terjadi insiden, kapan harus dilaporkan, dan siapa yang melaporkan
Form register risiko selain seperti tersebut di atas dapat juga dengan ditambahkan kolom tingkat kemungkinan (probability) dan dampak seperti pada tabel di bawah ini:
Kajian tingkat keparahan risiko (severity assessment) dilakukan untuk menentukan tingkat keparahan risiko, dengan memperhatikan dua variabel, yaitu dampak risiko (severity) dan kemungkinan terjadinya (probability). Untuk menentukan dampak risiko digunakan tabel di bawah ini:
Untuk menentukan tingkat kemungkinan terjadinya, digunakan tabel di bawah ini:
Penentuan skala tingkat dampak (severity) dan kemungkinan (probability) oleh kesepakatan bersama. Setelah menentukan penilaian terhadap dampak dan kemungkinan terjadinya, selanjutnya adalah menentukan tingkat keparahan risiko dengan matriks sebagai berikut:
Jika hasil kajian masuk kategori merah (risiko ekstrem) dan kuning (risiko tinggi), maka harus dilakukan Root Cause Analysis.Jika masuk kategori hijau (risiko sedang), atau biru (risiko rendah), maka cukup dilakukan investigasi sederhana.
Root Cause Analysis (RCA) adalah suatu proses untuk mengekplorasi semua faktor yang mungkin berhubungan dengan suatu kejadian dengan menanyakan apa kejadian yang terjadi, mengapa kejadian tersebut terjadi, dan apa yang dapat dilakukan untuk mencegah kejadiatan tersebut terjadi lagi di masa mendatang.
Kegiatan manajemen risiko ini dibuat tidak hanya untuk pelaksana UKP saja yang erat dengan pelayanan klinis seperti yang diminta di kriteria 9.1.1 untuk membuat manajemen risiko klinis. Pelaksana UKM maupun ADMEN juga membuat manajemen risiko seperti yang termaktub pada instrumen akreditasi puskesmas kriteria 2.3.13 yang meminta tentang kajian dampak lingkungan puskesmas untuk meminimalkan risiko bagi pengguna dan karyawan puskesmas dan kriteria 5.1.5 meminta pelaksana program UKM untuk membuat manajemen risiko kegiatan pelaksanaan kegiatan UKM terhadap lingkungan.
Penjelasan tentang keselamatan pasien pada pedoman ini adalah upaya yang dilakukan pada fasilitas kesehatan tingkat primer agar asuhan pasien lebih aman, tertibnya pelaporan dan analisis insiden, implementasi solusi untuk meminimalisir timbulnya risiko dan mencegah terjadinya cidera, tidak hanya terkait dengan pelayanan klinis tapi juga terkait dengan upaya kesehatan masyarakat. Permenkes No. 11 Tahun 2017 juga mengamanatkan bahwa setiap faskes wajib menyelenggarakan Keselamatan Pasien termasuk pembentukan tim keselamatan pasien yang ditetapkan oleh pimpinan fasilitas pelayanan kesehatan. Jika tim keselamatan pasien belum dibentuk karena keterbatasan SDM dan sarpras maka harus ada petugas yang bertanggung jawab terhadap keselamatan pasien sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan.
Pada Pedoman ini juga dijelaskan mengenai penyelenggaraan sistem keselamatan pasien yaitu standar keselamatan pasien, sasaran keselamatan pasien dan 7 langkah menuju keselamatan pasien. Ada 7 standar keselamatan pasien yang tersirat di dalam instrumen akreditasi yaitu:
1. Hak pasien
Ketiga pokja baik Admen, UKM maupun UKP semua ditanya mengenai hak pasien yaitu pada kriteria 2.4.1, 5.7.1 dan 7.1.3 yaitu tentang hak dan kewajiban pengguna puskesmas yang meliputi hak dan kewajiban sasaran program serta hak dan kewajiban pasien dan keluarga
2. Mendidik pasien dan keluarga
Pada kriteria 7.4.3 meminta tentang rencana layanan terpadu dimana salah satu ruang lingkup di dalamnya mengenai pendidikan kesehatan pada pasien dan atau keluarga pasien. Pada kriteria 7.8.1 menyebutkan tentang pasien/keluarga memperoleh penyuluhan kesehatan dengan pendekatan yang komunikatif dan bahasa yang mudah dipahami.
3. Keselamatan pasien dan kesinambungan pelayanan
Sesuai dengan judul BAB IX peningkatan mutu klinis dan keselamatan pasien maka di Bab ini dibahas keseluruhan tentang keselamatan pasien dan kesinambungan pelayanan klinis.
4. Penggunaan metoda-metoda peningkatan kinerja untuk melakukan evaluasi dan program peningkatan keselamatan pasien
Dalam akreditasi puskesmas terdapat di kriteria dalam standar akreditasi yang menyebutkan berbagai metoda dalam peningkatan mutu :
- Standar dan prosedur Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) : Pada kriteria 2.3.11.3 diminta mengenai SOP pelaksanaan kegiatan di puskesmas baik UKM maupun UKP.
- Peningkatan kinerja yang berkelanjutan (PDCA/PDSA) : Bukti adanya perbaikan untuk peningkatan kinerja yang berkelanjutan dengan dibuatnya evaluasi , rencana tindak lanjut dan evaluasi tindak lanjut. Bukti adanya kegiatan PDCA/PDSA ini ada di semua Pokja.
- Penerapan manajemen risiko dalam pelayanan kesehatan : Kriteria 2.3.13, 5.1.5 dan 9.1.1 tentang pelaksanaan manajemen risiko kegiatan yang diselenggarakan puskesmas baik UKM maupun UKP.
5. Peran kepemimpinan dalam meningkatkan keselamatan pasien
Kriteria 9.2.1 fungsi dan proses layanan klinis yang utama diidentifikasi dan diprioritaskan dalam upaya perbaikan mutu layanan klinis dan menjamin keselamatan. Pada elemen 5 menyebutkan Kepala Puskesmas bersama dengan tenaga klinis menyusun rencana perbaikan pelayanan prioritas yang ditetapkan dengan sasaran yang jelas. Pada elemen 6 menyebutkan Kepala Puskesmas bersama dengan tenaga klinis melaksanakan kegiatan perbaikan pelayanan klinis sesuai dengan rencana.
6. Mendidik staf tentang keselamatan pasien
Kriteria 9.2.1 mutu layanan klinis dan keselamatan dipahami dan didefinisikan dengan baik oleh semua pihak yang berkepentingan.
7. Komunikasi sebagai kunci bagi staf untuk mencapai keselamatan pasien
Komunikasi kepada sesama petugas, pasien dan keluarga merupakan hal yang penting, oleh karenanya ada pada beberapa kriteria yang menyinggung tentang komunikasi. Kriteria 7.1.3 tentang hak dan kewajiban pasien,keluarga. Kriteria 7.1.4 menginformasikan tahapan pelayanan klinis kepada pasien untuk menjamin kesinambungan pelayanan. Kriteria 7.2.2 hasil kajian dicatat dalam catatan medis dan mudah diakses oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap pelayanan pasien. Kriteria 7.4.2 rencana layanan klinis disusun bersama pasien dengan memperhatikan kebutuhan biologis, psikologis, sosial, spiritual dan tata nilai budaya pasien. Kriteria 9.3.1 mutu layanan klinis dan sasaran keselamatan pasien diukur, dikumpulkan dan dievaluasi dengan tepat.
